焦作市科技情报研究所《科技查新工作管理规范》
第一章 总则
第一条 为加强我市科技查新工作的管理，维护查新有关各方的合法权益，规范查新活动,保证查新工作的质量，结合我市实际，制定本规定。
第二条 科技查新活动应当坚持实事求是、客观公正的原则，保证查新活动的独立性和查新结论的准确性。
第三条 科技查新（以下简称查新）“是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照科技查新规范操作并作出结论” 。
第二章 权利和义务
第四条 焦作市科技情报研究所依法独立进行科技查新业务，业务上受主管部门焦作市科技局的领导。 第五条 焦作市科技情报研究所在获准的专业范围内受理科技查新业务；
（一）立项前需要查新的（申报各类科技计划、科研项目开始前的资料收集等）；
（二）研究、开发、转化和技术转移过程中需要查新的（技术引进）中需要查新的；
（三）科技成果鉴定；
（四）成果申报奖励；
（五）本市有关规定要求查新的； 第六条 有下列情况之一时，查新机构可以拒绝查新委托：
（一）查新委托人不能准确列示查新项目下各个查新点；
（二）查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料；
第七条 焦作市科技情报研究所应当根据需要查新的技术内容和要求与查新委托人协商，依据《中华人民共和国合同法》订立合同，并按照合同约定的时间和方式向查新委托人出具科技查新报告。
第八条 焦作市科技情报研究所对查新业务实行有偿服务。合理收取查新费用。
第九条 焦作市科技情报研究所根据合同约定保守查新委托人提供的技术秘密。对涉及国家秘密的，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》和科学技术保密的有关规定执行。
第十条 焦作市科技情报研究所不得受理本机构内部的查新委托。
第三章 查新程序
第十一条 查新委托。在正式接受查新委托时、查新委托人应据 实完整地向查新机构提交查新所必需的有关科学技术资料，要真实可靠，用词准确。
1、项目的科学技术资料。
2、立项查新提交：立项申请书、或项目报审表、可行性报告。
3、成果鉴定查新提交：项目研究报告、或技术报告。
4、报奖项目查新提交：成果论文、报奖材料；（上述技术材料应是最后定稿的正式材料）
5、（1）参考检索词(含规范词、同义词、缩写词、相关词);（2）参考文献；
第十二条 查新受理 。根据《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》有关规定，焦作市科技情报研究所按承担查新业务的受理范围接受查新。
（1）确定查新员和审核员。
（2）初步审查查新委托人提交的资料是否符合要求、内容是否真实准确。
（3）判断查新委托人提出的查新要求能否实现。
（4）确认能否满足查新委托人的时间要求。
（5）初步判别查新项目的新颖性。若接受查新，查新机构按照《科技查新规范》关于查新合同的要求与查新委托人订立查新合同。
第十三条 检索准备。
（1）查新员认真仔细的分析查新项目的资料，查新委托人提出的查新点与查新要求；了解查新项目的科学技术特点。
（2）必要时可与查新委托人进行洽谈，进一步了解查新项目的技术特征、研究目的。以便查新员全面了解项目的实质内容，明确该项目的特点、创新点以及同类研究的异同之处。
（3）查新员明确检索目的，确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度，使主体概念能准确地反映查新项目的核心内容。
（4）确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。制定周密、科学、可操作性的检索方案。 第十四条 检索年限。检索文献的年限应当以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据，一般应从查新委托日前推10年以上，对于新兴学科、高技术项目，前推年限可酌情缩短；对于较成熟的技术产品、工艺和专利查新等，前推年限应酌情延长；对与查新合同中另有约定的，按约定执行。 第十五条 检索方法。为了提高查全率、查准率，缩短检索时间，提高查新效率，以计算机检索为主、手工检索为辅。
（1）机检时，在检索前根据查新项目的内容、性质和查新的要求选择合适的检索系统和数据库。
（2）手检时，根据专业对口、文种适合、收录完备、报道及时 编排合理、揭示准确的原则，选择工具书。
第十六条 检索策略的制定。在进行计算机检索之前，查新员应事先制订周密的检索策略。
（1）表达查新委托人的信息需求，以期获得满意的检索结果。 （2）尽可能节省时间，降低检索费用。
（3）选择检索系统和数据库。在选择检索系统时，应当考虑其功能、提供的数据库、价格、易用性等因素。
（4）对检索项目进行概念分析。查新员应当在分析检索项目的主题类型、主题结构的基础上，对具有检索意义的主题词进行提炼和取舍。
（5）选择主题词。注意所选检索词的全面性、专指性和一致性。 应注意选用国内外通用的技术用语，不要遗漏同义词、缩写，以及不同拼写的英文单词，更应注意提取项目的隐含概念；
（6）根据各检索词之间的相互关系，制定出多个能从不同角度、不同层次反应情况的检索策略，并根据检索结果不断调整检索策略。
第十七条 查找。
（1）查找时以机检为主、手检为辅。
（2）除利用检索工具书和数据库外，必要时还需补充查找查新项目内容相关的现刊，以防漏检。此外，还应当注意利用相关的工具书如手册、年鉴等。
（3）在得出最终检索结果之前有时会出现检到的文献极少甚至根本没查到文献，或者查到的文献太多的情况。还需要对每次检索结果进行检验和调整，一方面应再次审核所用检索词和检索策略是否正确，另一方面可采用分式检索取消专指性过强的检索词，增加相关数据库。
（4）扩大或缩小检索范围。
（5）从主题词途径检出的文献用分类检索途径来检验。
第十八条 确定检索附件。根据查新结果和阅读的需要，索取文献原文。对所取得的文献，根据查新项目的科学技术要点，分为密切相关文献（密切相关文献的题目、出处及其文摘）和一般相关文献，并按文献的相关程度依次排列，作为检索附件。凡属密切相关文献应将原文附在后面。
第十九条 文献分析。对所查文献进行分析，确定每项检索附件是否符合技术要点的要求，对其进行综合分析对比，得出较为贴切。客观的对查新项目新颖性的判断结论。
第二十条 聘请查新咨询专家。为提高查新质量，在必要时，根据查新项目的所属专业和科学技术特点，以及其它实际情况，必要时选聘若干名同行专家担任查新咨询专家。
第二十一条 撰写及整理查新报告。
（一）查新报告内容 （1）查新报告编号，查新项目名称，查新委托人名称，查新委托日期，查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱，查新员和审核员姓名，查新完成日期。 （2）查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求。文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单。
（二）查新报告要求。 （1）查新报告采用科学技术部规定的格式；内容符合查新合同的要求；提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。 （2）查新报告应采用描述性写法，使用规范化术语，文字、符号。计量单位应当符合国家现行标准和规范要求；不使用含义不清、模棱两可的词句；包括足够的信息，使查新报告的使用者能够真正理解。 （3）查新报告中的任何分析、科学技术描述、每一结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不含任何偏见。 （4）“文献检索范围及检索策略”应列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。 （5）“检索结果”应反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。按下列书写层次撰写： ①对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述； ②依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出； ③对所列主要相关文献逐篇进行简要描述（一般可用原文中的摘要 或者利用原文中的摘要进行抽提），对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。 （6）查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况，不得误导。（查新结论应当包括下列内容） ①相关文献检出情况； ②检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析； ③对查新项目新颖性的判断结论；
第二十二条 审核员负责审查查新员所进行的查新程序是否规范；查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。
第二十三条 查新员填写查新报告。查新员与审核员在查新报告上签字，加盖“科技查新专用章”，同时对查新报告的每一页进行跨页盖章。查新报告按统一格式打印不得涂改。
第二十四条 查新员、审核员声明，我们按照《科技查新规范》进行查新、文献分析和审核，并作出上述查新结论。
第二十五条 查新报告由查新机构按年度统一编号，并填写“查新完成日期”。
第二十六条 提交查新报告。查新机构按查新合同规定的时间（正常7个工作日，需加急处理可申办加急业务）方式和份数（份数二份：一份提交用户、一份焦作市科技情报研究所存档）。
第二十七条 文件归档。查新员按照档案管理部门的要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新专家的意见等存档；及时将查新报告登录到国家查新工作数据库。
第四章 法律责任
第二十八条 因查新委托人提供的资料和有关证明有虚假内容，导致查新结论不正确的，查新机构不承担法律责任
第二十九条 查新机构对本机构工作人员违法执业以及所聘请的查新咨询专家违法提供查新咨询服务，或者因过错给查新委托人造成损失的，应承担赔偿责任。
第三十条 涉及查新的人员或机构，应当依据合同约定保守查新项目的技术秘密。擅自披露、使用、转让查新项目的技术秘密，应当依据有关法律、法规，追究其法律责任；给查新委托人造成损失的，应当赔偿相应的损夫。
第五章 附则
第三十一条 本规定由焦作市科技情报研究所负责解释和修订。